Gut gerüstet für den Ernstfall
Eine Notfallakte verhindert, dass Unternehmen im Chaos versinken, wenn der Geschäftsführer ausfällt/ Vielen Unternehmen fehlt das Dossier
19. Sep. 2012 –
Krankheit, Unfall oder Tod: Wenn es den Geschäftsführer ganz plötzlich aus dem Unternehmen reißt, stehen die Beteiligten vor einer großen Herausforderung. In etwa jedem zehnten Fall sehen sich kleine und mittelständische Firmen in Deutschland ganz unvorhergesehen mit der Frage der Nachfolge konfrontiert, schätzt das Institut für Mittelstandsforschung Bonn (IfM). Gut ist es da, wenn der Chef für den Ernstfall Vorsorge getroffen hat.
„Familienunternehmen sind üblicherweise sehr gut vorbereitet“, beobachtet Wolf Kempert, Gründungs- und Nachfolgeexperte beim Bund der Unternehmensberater (BdU). Meist führten sie das Unternehmen in zweiter oder dritter Generation und haben den Prozess der Nachfolgeregelung schon einmal durchlaufen. Andere Unternehmen wie Start-Ups seien in der Regel nicht ausreichend für den Fall der Fälle gewappnet.
In seine Beratung kommen Firmenchefs meist erst, wenn sie über 60 Jahre alt sind, erzählt Kempert. Dabei, sagt er, sollte jedes Unternehmen, das sich im Ernstfall Gedanken um einen Nachfolger machen muss, eine Notfallakte besitzen. Sämtliche Dokumente für den Fall der Fälle gehören da hinein – beispielsweise Versicherungen, Vertretungs- oder Notfallpläne. Eben alle Informationen, die ein Außenstehender braucht, um sich einen Einblick zu verschaffen.
Eine Liste der Kredite, die es zu bedienen gilt, und Verträge, die abgeschlossen wurden, gehören ebenso zur Notfallplanung. Aus der Akte sollte hervorgehen, wie es um die finanzielle Situation der Firma steht und welche Passwörter Zugang zu welchen Daten verhelfen. Solch sensible Informationen – das versteht sich von selbst – gehören in den Tresor oder nach Hause und nicht in die Büroschublade.
Auch Vollmachten etwa für privates Vermögen oder Handlungsvollmachten und Geschäftsunterlagen wie Grundbuchauszüge dürfen im Dossier nicht fehlen, ebenso wie die Adressen von Familienangehörigen, von Beratern oder
Kooperationspartnern.
Eine entscheidende Rolle spielt das Testament. „Rund ein Drittel der Menschen im Alter von 50 Jahren haben noch keine Regelung ihres Nachlasses getroffen“, sagt Kempert. Das sei schon bedenklich. Der letzte Wille gebe doch dem Unternehmer die Möglichkeit festzulegen, wer die Firma später einmal erben oder Geschäftsanteile bekommen soll. Alternativ könne das auch ein Erbvertrag regeln.
Für Verheiratete kann ein Ehevertrag wichtig sein. Mit dem Papier sichern sich Unternehmer vor ungewollten Folgen einer Scheidung ab. Ohne Vereinbarung steht die Firma im schlimmsten Fall vor dem finanziellen Ruin, weil die hinterbliebene Gattin oder die Tochter vielleicht darauf pocht, ihren Anteil am Unternehmen ausgezahlt zu bekommen.
Gewiss, es gibt schönere Dinge, als sich mit dem Ernstfall auseinanderzusetzen. Und am besten ist es freilich, wenn die Notfallakte in der Praxis nicht zum Einsatz kommen muss. Vergebens ist es meist dennoch nicht, die Unterlagen einmal
zusammengestellt zu haben. Denn spätestens wenn der Chef in Rente geht und einen Nachfolger sucht, kann er das Dokument wieder aus dem Regal holen.